Privātuma paziņojums ārējiem datu subjektiem
1.Dokumenta mērķis
1.1. SIA “Rīgas meži” (turpmāk – Uzņēmums) tā saimnieciskās darbības ietvaros, papildus Uzņēmuma personāla personas datiem, apstrādā arī citu fizisko personu, tai skaitā Uzņēmuma izsludināto vakanču pretendentu, Uzņēmuma telpu un teritoriju apmeklētāju, Uzņēmuma pasākumu un aktivitāšu dalībnieku, Uzņēmuma darījumu partneru, to pārstāvju, kontaktpersonu, darījumā iesaistīto speciālistu, juridisko personu īpašnieku un patieso labuma guvēju, kā arī iepirkumu pretendentu un izsoļu pretendentu, Uzņēmumam adresēto dokumentu un ziņojumu iesniedzēju, un tajos norādīto fizisko personu personas datus, un citu ar Uzņēmumu tiesiskajās attiecībās iesaistītu fizisko personu datus. Gadījumā, ja Jūs atbilstat kādai no minēto personu kategorijām, tad šī dokumenta saturs ir veltīts un varētu būt Jums noderīgs.
1.2. Šī privātuma paziņojuma mērķis ir informēt par to, kā Uzņēmums veic Jūsu personas datu apstrādi, kādas ir un kādā veidā tiek nodrošinātas Jūsu tiesības saistībā ar personas datu apstrādi. Privātuma paziņojums ir izstrādāts saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas 13. un 14. panta noteikumiem par datu subjekta (fiziskas personas) informēšanas pienākumu.
1.3. Šis privātuma paziņojums ir paredzēts izvietošanai Uzņēmuma tīmekļa vietnē, lai nodrošinātu Jums cik vien iespējams brīvu, laikā un telpā neierobežotu piekļuvi šajā dokumentā ietvertajai informācijai.
1.4. Šis privātuma paziņojums neattiecas uz Uzņēmuma personāla (esošo un bijušo darbinieku, praktikantu, amatpersonu) datiem, kuru apstrāde ir atspoguļota atsevišķā dokumentā – Privātuma paziņojumā Uzņēmuma personālam.
2. Dokumentā lietoto terminu un saīsinājumu skaidrojums
2.1. Uzņēmums – SIA “Rīgas meži”;
2.2. personas dati – jebkura informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (datu subjektu);
2.3. apstrāde – jebkura ar personas datiem vai personas datu kopumiem veikta darbība vai darbību kopums, ko veic ar vai bez automatizētiem līdzekļiem, piemēram, vākšana, iegūšana, reģistrācija, organizēšana, strukturēšana, glabāšana, pielāgošana vai pārveidošana, atgūšana, aplūkošana, izmantošana, izpaušana, saskaņošana vai kombinēšana, ierobežošana, dzēšana vai iznīcināšana;
2.4. pārzinis – juridiska persona, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus (šajā gadījumā pārzinis ir SIA “Rīgas meži” jeb Uzņēmums);
2.5. trešā persona – fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai struktūra, kura nav datu subjekts (fiziska persona), Pārzinis, apstrādātājs un personas, kuras Pārziņa vai apstrādātāja tiešā pakļautībā ir pilnvarotas apstrādāt personas datus;
2.6. Regula – Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula).
3. Pārziņa identitāte un kontaktinformācija
3.1. Personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus nosaka, un personas datu apstrādi veic SIA “Rīgas meži”, reģistrācijas numurs: 40003982628, juridiskā adrese: Ojāra Vācieša iela 6 k-1, Rīga, LV-1004, tālrunis: +371 67415710, e-pasta adrese: [email protected], tīmekļa vietnes adrese: www.rigasmezi.lv.
3.2. Pārziņa (Uzņēmuma) e-pasta adrese personas datu apstrādes jautājumos: [email protected].
4. Personas datu apstrādes nolūki un informācija par katra nolūka ietvaros veikto apstrādi
4.1. Uzņēmums ir Rīgas valstspilsētas pašvaldībai piederoša kapitālsabiedrība. Uzņēmums ir pašvaldības izveidots un darbojas ar mērķi sabiedrības interesēs ilgtspējīgi pārvaldīt un apsaimniekot Rīgas valstspilsētas pašvaldības dabas teritorijas – mežus, purvus, Rīgas dārzus un parkus. Šī darbības mērķa ietvaros Uzņēmums veic saimniecisko darbību – mežsaimniecību, mežizstrādi, koksnes pārstrādi, Rīgas pilsētas administratīvajā teritorijā un ārpus tās esošu mežu teritoriju, tai skaitā īpaši aizsargājamo dabas teritoriju apsaimniekošanu, kultūras un atpūtas parka “Mežaparks” pārvaldīšanu un Rīgas pilsētas publisko apstādījumu teritoriju (dārzu, parku, skvēru u.c.) kopšanu, kā arī nekustamo īpašumu iznomāšanu. Uzņēmuma sekmīga darbība un tam noteikto mērķu sasniegšana nebūtu iespējama bez personas datu apstrādes, tādēļ Uzņēmums apstrādā personas datus tādos veidos un apjomos, kādi ir objektīvi nepieciešami Uzņēmuma funkciju izpildei un mērķu sasniegšanai. Tādējādi Uzņēmuma veiktās personas datu apstrādes virsmērķis ir Rīgas valstspilsētas pašvaldības dabas teritoriju ilgtspējīga pārvaldība un apsaimniekošana sabiedrības interesēs.
4.2. Iepriekš minētajam virsmērķim pakārtotos Uzņēmuma saimnieciskās darbības procesos ir nepieciešama noteiktu personu kategoriju personas datu apstrāde. Šajā sakarā Uzņēmums ir noteicis iepriekš minētajam virsmērķim pakārtotus, konkrētus, skaidrus un leģitīmus nolūkus, kādos tas veic nepieciešamo personas datu apstrādi.
4.3. Uzņēmums apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:
4.3.1. personāla atlasei;
4.3.2. komunikācijai ar sabiedrību un Uzņēmuma popularizēšanai;
4.3.3. Uzņēmuma iekšējai komunikācijai;
4.3.4. vides izglītības programmas “EkVidO2” īstenošanai;
4.3.5. preču un pakalpojumu iegādei un saņemšanai Uzņēmuma darbības nodrošināšanas vajadzībām;
4.3.6. preču un mantas pārdošanai vai cita veida realizācijai, un pakalpojumu sniegšanai;
4.3.7. nekustamo īpašumu pārvaldīšanai un apsaimniekošanai;
4.3.8. lietvedības, dokumentu aprites un arhīva funkcijas nodrošināšanai;
4.3.9. finanšu vadībai un grāmatvedības kārtošanai;
4.3.10. īpašuma, dabas vides, personas veselības un dzīvības aizsardzībai, un ar to saistītu noziedzīgu nodarījumu novēršanai un atklāšanai;
4.3.11. informācijas sistēmu uzturēšanai un drošības nodrošināšanai.
4.4. Papildus iepriekš uzskaitītajiem datu apstrādes nolūkiem, Uzņēmuma tīmekļa vietnes darbībā tiek izmantotas sīkdatnes un tiek veikta ar sīkdatņu darbību saistīta personas datu apstrāde nolūkā nodrošināt Uzņēmuma tīmekļa vietnes funkcionalitāti. Detalizētāka informācija par sīkdatnēm un ar to saistīto personas datu apstrādi ir atspoguļota atsevišķā Uzņēmuma dokumentā – Privātuma paziņojums par sīkdatnēm.
4.5. Tālāk šajā dokumentā izklāstīta katra apstrādes nolūka ietvaros veiktā datu apstrāde, norādot personu un datu kategorijas, datu saņēmēju kategorijas, apstrādes tiesisko pamatu, datu iegūšanas veidu un datu glabāšanas ilgumu vai kritērijus.
4.6. Apstrādes nolūka “Personāla atlase” ietvaros personas dati tiek apstrādāti tādos procesos kā pretendentu izvērtēšana, lēmuma pieņemšana par konkursa rezultātu un tā paziņošana, kā arī lai pierādītu atlases procesa tiesisku norisi iespējamos strīdus gadījumos.
Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti tādi pretendentu personas dati, kurus pretendents ir norādījis savā CV un pieteikuma vai motivācijas vēstulē, t.sk., vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa Nr., dzīvesvietas adrese, informācija par iegūto izglītību un darba pieredzi, cita informācija par pretendenta specializāciju, iemaņām, prasmēm un kompetencēm, kā arī cita papildu informācija, ko sniedzis pretendents. Šie personas dati ir nepieciešami pretendenta atbilstības izvērtēšanai konkrētam amatam un lēmuma pieņemšanai par sadarbības uzsākšanu vai neuzsākšanu ar pretendentu. Attiecībā uz atsevišķām amata kategorijām, kad to nosaka normatīvie akti, tiek pārbaudīti arī pretendenta sodāmības dati. Atsevišķos gadījumos, piemēram, atlases procedūrā uz vadošiem amatiem vai kad epidemioloģisko vai citu ierobežojumu dēļ nav iespējams veikt klātienes intervijas ar pretendentiem, intervijas tiek veiktas tiešsaistē ar video ierakstu, kā rezultātā tiek apstrādāti tiešsaistes interviju video ieraksti, par ko pretendents vienmēr tiek iepriekš informēts.
Šī apstrādes nolūka ietvaros pretendentu personas dati netiek nodoti ārpus Uzņēmuma, izņemot atsevišķos gadījumos: Iekšlietu ministrijas Informācijas centram – sodāmības datu saņemšanai; personāla atlases ārpakalpojuma sniedzējam, ja atlases procesā uz atsevišķiem vadošiem vai specifiskiem amatiem tiek piesaistīts personāla atlases ārpakalpojuma sniedzējs vai konsultants; Uzņēmuma kapitāldaļu turētājam; tiesai – strīdus gadījumos par atlases procesa tiesisku norisi; pretendenta darba devējiem (par dalības konkursā faktu) - atsauksmes saņemšanai par pretendentu no viņa esošā vai bijušā darba devēja, ja pretendents norādījis darba devēja kontaktinformāciju atsauksmes saņemšanai.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās pretendentu personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: pasākumu veikšana pēc pretendenta pieprasījuma pirms darba līguma noslēgšanas (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts); attiecībā uz sodāmības datu pārbaudi, ja to nosaka normatīvie akti, kā arī attiecībā uz datu apstrādi atlases procesa tiesiskas norises pierādīšanai iespējamos strīdus gadījumos – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašiem pretendentiem, izņemot sodāmības datus, kuri tiek iegūti no Iekšlietu ministrijas Informācijas centra, kā arī izņēmuma gadījumos no personāla atlases ārpakalpojuma sniedzēja. Personas datu sniegšana ir priekšnosacījums, lai Uzņēmums varētu pieņemt lēmumu par sadarbības uzsākšanu ar pretendentu. Ja Uzņēmumam netiek sniegti personas dati, Uzņēmums nevar piedāvāt pretendentam dalību konkursā uz vakanto amata vietu un veikt nepieciešamo pretendenta atbilstības novērtēšanu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros pretendentu personas dati tiek glabāti 4 mēnešus pēc konkursa noslēguma datuma (konkurss noslēdzas ar Uzņēmuma lēmuma pieņemšanu par konkursa rezultātu). Iepirkuma komisijas locekļu sodāmības dati tiek glabāti 7 mēnešus pēc iepirkuma komisijas locekļa pilnvaru termiņa beigām, vadoties no Publisko iepirkumu likuma 73. panta trešās daļas noteikumiem. Valdes locekļu atlases dati tiek glabāti līdz valdes pilnvaru termiņa beigām. Strīdus gadījumos personas dati tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām.
4.7. Apstrādes nolūks “Komunikācija ar sabiedrību un Uzņēmuma popularizēšana” aptver sabiedrisko attiecību un mārketinga elementus, un tā ietvaros personas dati tiek apstrādāti tādos procesos kā:
publisko pasākumu (t.sk. vides objektu atklāšana, festivāli, puķu dobju parādes u.c.), mediju pasākumu (t.sk. preses konferences, intervijas u.c.), starpinstitucionālo pasākumu (t.sk. tikšanās ar pašvaldībām, valsts iestādēm, sadarbības dokumentu svinīga parakstīšana, darba grupu sanāksmes u.c.) un dažādu aktivitāšu organizēšana, un Uzņēmuma dalība tajās, un informācijas par šiem pasākumiem un aktivitātēm publiskošana Uzņēmuma tīmekļa vietnē un sociālās saziņas platformās, medijos, sadarbības partneru tīmekļa vietnēs un sociālās saziņas platformās;
informācijas par Uzņēmuma iekšējiem pasākumiem (t.sk. apmācības un lekcijas ar vieslektoru uzstāšanos, tematiskas tikšanās, darbsemināri, talkas, jauno darbinieku dienas, ģimenes dienas, darbinieku saliedēšanas un ilgtspējas pasākumi, dalība labdarības akcijās u.c.) publiskošana Uzņēmuma tīmekļa vietnē, sociālās saziņas platformās, medijos un publicitātes materiālos, kā arī sadarbības partneru tīmekļa vietnēs un sociālās saziņas platformās;
informācijas par Uzņēmuma jaunumiem, Uzņēmuma un tā darbinieku sasniegumiem, iesaisti sabiedrībai, nozarei un Uzņēmumam nozīmīgos procesos, publiskošana Uzņēmuma tīmekļa vietnē, sociālās saziņas platformās, medijos un publicitātes materiālos, kā arī sadarbības partneru tīmekļa vietnēs un sociālās saziņas platformās;
iepriekš minētās informācijas nosūtīšana e-pasta veidā Uzņēmuma jaunumu abonentiem (t.i. personām, kuras Uzņēmuma tīmekļa vietnē, izmantojot funkcionalitāti “Pierakstīties jaunumiem” ir pieteikušās Uzņēmuma jaunumu saņemšanai, norādot savu e-pasta adresi.
Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādāti personu (ārējo datu subjektu), kuras piedalās Uzņēmuma rīkotajos publiskos un iekšējos pasākumos un aktivitātēs, kā arī tādos pasākumos un aktivitātēs, kurās Uzņēmums piedalās, dati. Var tikt apstrādāti arī sadarbības partneru pasākumu rīkošanā un to amatpersonu, juridisko personu īpašnieku un patieso labuma guvēju dati. Atkarībā no konkrētā pasākuma vai aktivitātes satura un personas lomas tajā (piemēram, organizētājs, sadarbības partneris, orators, dalībnieks, apmeklētājs utt.), var tikt apstrādāti tādi personas dati kā vārds, uzvārds, amats, darba vietas nosaukums, e-pasts, tālruņa Nr., foto attēli un video ieraksti (t.sk. sejas attēli). Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti arī personu, kuras Uzņēmuma tīmekļa vietnē pierakstījušās uz Uzņēmuma jaunumu saņemšanu, e-pasta adreses dati.
Šī apstrādes nolūka un iepriekš minēto apstrādes darbību ietvaros personas dati var tikt glabāti un publiskoti, un atkarībā no publiskās komunikācijas kanāla, datu saņēmēji var būt Uzņēmuma tīmekļa vietnes, sociālās saziņas platformu apmeklētāji, mediju un publicitātes materiālu satura patērētāji, atsevišķos gadījumos arī sadarbības partneru tīmekļa vietņu un sociālās saziņas platformu apmeklētāji. Pirms dalības pasākumā uzaicinātie dalībnieki tiek informēti par to datu iespējamo apstrādi un publiskošanu, dodot iespēju personai atturēties no tās datu apstrādes un publiskošanas šī apstrādes nolūka ietvarā, nepiedaloties konkrētajā pasākumā vai nepiedaloties konkrētajā datu apstrādes darbībā (piemēram, fotografēšanās, filmēšanās procesā). Savukārt pirms personas datu publiskošanas, kas nav saistīta ar personas dalību iepriekš izsludinātā pasākumā, bet ir saistīta ar individuālas personas datu publiskošanu, personai tiek prasīta rakstiska piekrišana, ko persona var brīvprātīgi sniegt vai atteikties sniegt (piemēram, gadījumā, kad publiskojamā informācija saistīta ar Uzņēmuma darbinieku sasniegumiem vai Uzņēmuma iesaisti nozarei nozīmīgā procesā, kurā ir līdzdalīgas arī citas personas, ne tikai Uzņēmuma personāls). Uzņēmuma jaunumu abonēšanas ietvaros Uzņēmums glabā un nosūta jaunumus uz e-pasta adresi, kuru persona ir norādījusi, pierakstoties Uzņēmuma jaunumu saņemšanai.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: apstrādes pasākumu veikšana pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma ar personu izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts); Uzņēmuma leģitīmo interešu ievērošana (Regulas 6.panta 1.f apakšpunkts), kas izpaužas kā Uzņēmuma atpazīstamības veicināšana un pozitīva tēla veidošana, sabiedrības informēšana un iesaiste tai nozīmīgās Uzņēmuma darbības jomās; attiecībā uz personu dalību Uzņēmuma publicitātes aktivitātēs, kas nav saistītas ar personas dalību iepriekš izsludinātā publiskā vai Uzņēmuma iekšējā pasākumā – tiesiskais pamats ir personas piekrišana (Regulas 6.panta 1.a apakšpunkts); attiecībā uz personas e-pasta adreses datu apstrādi Uzņēmuma jaunumu nosūtīšanai – tiesiskais pamats ir personas piekrišana (Regulas 6.panta 1.a apakšpunkts), ko persona sniedz, pierakstoties jaunumiem Uzņēmuma tīmekļa vietnē.
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašas personas (pasākuma vai aktivitātes organizētāja, sadarbības partnera, oratora, dalībnieka, apmeklētāja, utt.), kura tos sniedz Uzņēmumam tiešā vai netiešā veidā, piemēram, uzturoties pasākuma fotografēšanas vai filmēšanas zonā. Dati var tikt iegūti arī no personas darba devēja, personai piederošā uzņēmuma un publiski pieejamām datubāzēm (Lursoft, UR). Atkarībā no pasākuma formāta, minēto personas datu apstrāde var būt priekšnosacījums, lai persona varētu aktīvi piedalīties vai tikai būt klātesoša attiecīgā pasākumā, it īpaši publiskā pasākumā. Par to Uzņēmums savlaicīgi informē pasākuma dalībniekus, nodrošinot privātuma paziņojumu par konkrēto pasākumu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros nepubliskotie personas dati tiek glabāti 5 gadus pēc attiecīgā pasākuma vai aktivitātes noslēguma, savukārt publiskotie dati ir publiski pieejami bez termiņa ierobežojuma. Uzņēmuma jaunumu abonentu e-pasta adreses dati tiek glabāti līdz brīdim, kad abonents atsakās no turpmākas jaunumu saņemšanas.
4.8. Apstrādes nolūka “Uzņēmuma iekšējā komunikācija” ietvaros Uzņēmums nodrošina informācijas apriti starp tā darbiniekiem par Uzņēmuma iekšējiem pasākumiem, aktivitātēm, Uzņēmuma un darbinieku sasniegumiem, par Uzņēmuma jaunumiem, tādējādi veicinot darba izpildei noderīgas informācijas pieejamību, kolēģu darba iepazīšanu, darbinieku labbūtību un piederības sajūtu Uzņēmumam kopumā. Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati netiek publiskoti, bet var tikt darīti pieejami tikai darbiniekiem (piemēram, fotogrāfijas no Uzņēmuma iekšējiem pasākumiem, darbsemināriem, talkām, apmācībām u.tml.).
Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādāti personu (ārējo datu subjektu), kuras piedalās Uzņēmuma rīkotajos pasākumos un aktivitātēs, kā arī tādos pasākumos un aktivitātēs, kurās Uzņēmums piedalās, dati. Atkarībā no konkrētā pasākuma vai aktivitātes satura un personas lomas tajā (piemēram, organizētājs, sadarbības partneris, lektors, viesis, dalībnieks, apmeklētājs u.c.), var tikt apstrādāti tādi personas dati, kā vārds, uzvārds, amats, darba vietas nosaukums, foto attēli un video ieraksti (t.sk. sejas attēli).
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati netiek nodoti ārpus Uzņēmuma, izņemot atsevišķus gadījumus, kad tie var tikt nodoti vērtēšanas komisijām (piemēram, Ilgtspējas indeksa vērtēšanas komisijai) un ārpakalpojumu sniedzējiem (piemēram, saistībā ar Uzņēmuma Ilgtspējīgas attīstības stratēģijas un ilgtspējas pārskatu sagatavošanu). Šādā gadījumā datu saņēmējam ir jāgarantē datu konfidencialitāte un neizpaušana.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir Uzņēmuma leģitīmo interešu ievērošana (Regulas 6.panta 1.f apakšpunkts), kas izpaužas kā ilgtspējīga, informēta, saliedēta, iekļaujoša darbinieku kolektīva veidošana.
Atkarībā no Uzņēmuma iekšējā pasākuma formāta, minēto personas datu apstrāde var būt priekšnosacījums, lai persona (piemēram, lektors, viesis, treneris, sadarbības partneris) varētu piedalīties attiecīgajā pasākumā. Par to Uzņēmums savlaicīgi informē pasākuma dalībniekus, nodrošinot privātuma paziņojumu par konkrēto pasākumu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati tiek glabāti 5 gadus pēc attiecīgā pasākuma vai aktivitātes noslēguma.
4.9. Apstrādes nolūks “Vides izglītības programmas “EkVidO2” īstenošana” aptver ekskursiju un izglītojošu pasākumu organizēšanu un norisi, “EkVidO2” publicitātes nodrošināšanu, kā arī vides izglītības centra “EkVidO2” telpu un teritorijas iznomāšanu apmācību, semināru un pasākumu rīkošanai, un ar to saistīto personas datu apstrādi.
Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādāti ekskursiju un izglītojošu pasākumu dalībnieku, t.sk. bērnu un ekskursiju rīkotāju no klientu puses (piemēram, pedagogu, izglītojamo vecāku), kā arī vides izglītības centra "EkVidO2" nomnieku personas dati, klientu (juridisko personu) amatpersonu, īpašnieku un patieso labuma guvēju dati. Atkarībā no Uzņēmuma sniegtā pakalpojuma veida un personas kategorijas, Uzņēmums apstrādā ekskursiju un izglītojošu pasākumu organizētāju, un nomnieku (maksātāju) vārdu, uzvārdu, personas kodu, tālruņa Nr., e-pasta adresi, konta numuru. Ekskursiju un izglītojošu pasākumu dalībniekiem atsevišķos gadījumos Uzņēmums papildus apstrādā arī tādus personas datus kā vārds, uzvārds, foto attēli un video ieraksti (t.sk. sejas attēli), kurus Uzņēmums pēc personu vēlēšanās un piekrišanas fotografē un/vai filmē un publicē Uzņēmuma tīmekļa vietnē un sociālās saziņas platformās. Šādos gadījumos pirms fotografēšanas, filmēšanas un personas sejas attēlu saturošu fotogrāfiju vai video ierakstu publiskošanas, personai tiek prasīta rakstiska piekrišana, ko persona var brīvprātīgi sniegt vai atteikties sniegt.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati attiecībā uz pakalpojumu norēķiniem var tikt izpausti Valsts ieņēmumu dienestam. Savukārt ekskursiju un izglītojošu pasākumu, t.sk. izglītojošu konkursu dalībnieku personas dati foto attēlu un video ierakstu veidā var tikt publicēti Uzņēmuma tīmekļa vietnē un sociālās saziņas platformās, un šādā gadījumā datu saņēmēji attiecīgi ir Uzņēmuma tīmekļa vietnes un sociālās saziņas platformu apmeklētāji.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats attiecībā uz ekskursiju, izglītojošu pasākumu, t.sk. izglītojošu konkursu rīkotāju un nomnieku datiem ir pasākumu veikšana pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma ar personu izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts); attiecībā uz ekskursijas, izglītojoša pasākuma, t.sk. izglītojoša konkursa vai “EkVidO2” apmeklējuma norises datiem – personas piekrišana (Regulas 6.panta 1.a apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašas personas, kura tos sniedz Uzņēmumam vai nu tiešā veidā vai netiešā veidā, piemēram, fotografējoties vai filmējoties. Dati var tikt iegūti arī no personai piederošā uzņēmuma un publiski pieejamām datubāzēm (Lursoft, UR). Foto un video uzņemšana un publicēšana nekādā ziņā nav priekšnoteikums ekskursijas, izglītojoša pasākuma, t.sk. izglītojoša konkursa vai “EkVidO2” apmeklējuma pakalpojuma saņemšanai, un šāda personas datu apstrāde tiek veikta tikai balstoties uz personu vēlēšanos un piekrišanu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros ar pakalpojuma saņemšanu un norēķiniem saistītie personas dati tiek glabāti 5 gadus, savukārt publiskotie dati ir publiski pieejami bez termiņa ierobežojuma.
4.10. Apstrādes nolūks “Preču un pakalpojumu iegāde un saņemšana Uzņēmuma darbības nodrošināšanas vajadzībām” aptver visu to personas datu apstrādi, kuri ietilpst vai ir saistīti ar Uzņēmuma darbības vajadzībām nepieciešamo preču un pakalpojumu saņemšanu iepirkumu un ziedojumu pieņemšanas veidā. Tā kā Uzņēmums ir pašvaldības kapitālsabiedrība, tam ir saistoša virkne normatīvo aktu noteikumu attiecībā uz preču un pakalpojumu publisko iepirkumu, kā arī ziedojumu pieņemšanu, tādēļ gan to organizēšanā, gan arī ar tiem saistīto personas datu apstrādē Uzņēmumam ir visai ierobežota rīcības brīvība.
Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti iepirkumu procedūru pretendentu un to norādīto preču piegādē un pakalpojumu izpildē iesaistīto speciālistu, piegādātāju un to norādīto preču piegādē un pakalpojumu izpildē iesaistīto speciālistu, piegādātāju kontaktpersonu, amatpersonu, juridisko personu īpašnieku, patieso labuma guvēju, ziedotāju, to kontaktpersonu, amatpersonu, patieso labuma guvēju personas dati. Uzņēmums apstrādā šādus personas datus: vārds, uzvārds, personas kods, e-pasta adrese, tālruņa Nr., amats, izglītība, profesionālā pieredze, atsevišķos gadījumos – specifisku sertifikātu, apliecību, atļauju vai kvalifikācijas dati, patiesajiem labuma guvējiem – valsts piederība, pastāvīgās dzīvesvietas valsts. Attiecībā uz ziedotājiem papildus tiek apstrādāti arī dati par ziedojuma priekšmetu, apjomu un atvēlēšanas mērķi, tos publicējot Uzņēmuma tīmekļa vietnē.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti Valsts ieņēmumu dienestam, Iepirkumu uzraudzības birojam un tiesībaizsardzības iestādēm. Par saņemtajiem fizisko personu ziedojumiem Uzņēmums, ievērojot normatīvajos aktos noteikto pienākumu, savā tīmekļa vietnē publicē ziedotāja vārdu, uzvārdu, ziedojuma priekšmetu, apjomu un atvēlēšanas mērķi, tādējādi minētie ziedotāja dati tiek izpausti Uzņēmuma tīmekļa vietnes apmeklētājiem.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz personas datiem, kuru apstrādes pienākums ir normatīvajos aktos noteikts – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts); attiecībā uz pārējiem personas datiem – pasākumu veikšana pēc piegādātāja vai ziedotāja pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma ar piegādātāju vai ziedotāju izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas, no personas darba devēja vai sadarbības partnera, publiskām datu bāzēm (Lursoft, Firmas.lv) un reģistriem, kā arī no personai piederošiem uzņēmumiem. Minēto personas datu sniegšana Uzņēmumam ir obligāts priekšnosacījums, lai Uzņēmums varētu noslēgt attiecīgo iepirkuma vai ziedojuma darījumu. Ja Uzņēmuma pieprasītie personas dati netiek sniegti, tad Uzņēmums nevar nodrošināt līguma slēgšanas tiesību piešķiršanas izvērtēšanu un darījuma noslēgšanu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datus saturoši publisko iepirkumu procedūru dokumenti un ziedojumu dokumenti tiek glabāti 10 gadus, savukārt Uzņēmuma tīmekļa vietnē publicētie dati par ziedojumu tiek glabāti tajā 2 gadus no datu publicēšanas dienas, strīdus gadījumos ar strīdu saistītie personas datus saturošie dokumenti tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām.
4.11. Apstrādes nolūks “Preču un mantas pārdošana vai cita veida realizācija, un pakalpojumu sniegšana” aptver visu to personas datu apstrādi, kuri ietilpst vai ir saistīti ar Uzņēmuma saražoto preču un citas mantas pārdošanas darījumiem, vai cita veida realizācijas darījumiem, kā arī ar Uzņēmuma sniegto pakalpojumu darījumiem. Uzņēmuma īstenotā preču un mantas realizācija ietver kokmateriālu, augošu koku cirsmu, atsevišķu koku ciršanas tiesību pārdošanu, augošu, vēja un/vai sniega gāztu, lauztu, nokaltušu koku un mežsaimniecības blakusproduktu pārdošanu, stādu un sēklu pārdošanu, citas Uzņēmuma mantas pārdošanu (piemēram, lietotas tehnikas, lietotu iekārtu u.c.), kā arī atļaujas sniegšanu privātpersonām bez maksas savākt koksnes atliekas cirsmā. Tā kā Uzņēmums ir pašvaldības kapitālsabiedrība, tam ir saistoši īpaši preču un mantas atsavināšanas noteikumi, tostarp, pārdošana izsolē, tādēļ Uzņēmums apstrādā ne tikai faktiski noslēgto darījumu dalībnieku datus, bet arī izsoļu pretendentu datus, kuri var saturēt personas datus.
Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti preču un mantas pārdošanas izsoļu pretendentu, to kontaktpersonu, Uzņēmuma preču un mantas pircēju, to kontaktpersonu, amatpersonu un patieso labuma guvēju, pakalpojumu saņēmēju kontaktpersonu, amatpersonu un patieso labuma guvēju, kā arī iesniegumu par koksnes atlieku cirsmā savākšanu bez maksas iesniedzēju dati. Uzņēmums apstrādā minēto personu vārdu, uzvārdu, personas kodu, e-pasta adresi, tālruņa Nr., konta Nr. (darījumos par atlīdzību), amatu, patiesajiem labuma guvējiem arī valsts piederību, pastāvīgās dzīvesvietas valsti.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti Valsts ieņēmumu dienestam un tiesībaizsardzības iestādēm.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz personas datiem, kuru apstrādes pienākums ir normatīvajos aktos noteikts – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts); attiecībā uz pārējiem personas datiem – pasākumu veikšana pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas, no personas darba devēja vai sadarbības partnera, publiskām datu bāzēm (Lursoft, Firmas.lv) un reģistriem, kā arī no personai piederošiem uzņēmumiem. Minēto personas datu sniegšana Uzņēmumam ir obligāts priekšnosacījums, lai Uzņēmums varētu noslēgt attiecīgo darījumu. Ja Uzņēmuma pieprasītie personas dati netiek sniegti, tad Uzņēmums nevar nodrošināt darījuma slēgšanas tiesību piešķiršanu un darījuma noslēgšanu.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datus saturoši izsoļu dokumenti tiek glabāti 10 gadus, pirkuma līgumi un ar tiem saistīti pieņemšanas – nodošanas akti tiek glabāti 10 gadus pēc līguma termiņa beigām, pārējie personas datus saturoši realizācijas darījumu dokumenti tiek glabāti 5 gadus, strīdus gadījumos ar strīdu saistītie personas datus saturošie dokumenti tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām.
4.12. Apstrādes nolūks “Nekustamo īpašumu pārvaldīšana un apsaimniekošana” aptver visu to personas datu apstrādi, kuri ietilpst vai ir saistīti ar nekustamo īpašumu iznomāšanu, servitūtu nodibināšanu, nekustamo īpašumu atsavināšanu (pārdošanu, maiņu), apbūves tiesību piešķiršanu, ar nekustamo īpašumu pārvaldīšanu saistītu pakalpojumu saņemšanu, izsoļu rīkošanu darījuma slēgšanas tiesību piešķiršanai, publisku pasākumu rīkošanas nekustamajā īpašumā saskaņošanu, transportlīdzekļu stāvvietu un iebraukšanas atļauju izsniegšanu, medību tiesību nodošanu, vienošanos par ceļu izmantošanu un ar tiem saistītu strīdu risināšanu. Tā kā Uzņēmums ir pašvaldības kapitālsabiedrība, kas apsaimnieko pašvaldības meža teritorijas, un pilsētas dārzus un parkus, Uzņēmumam ir pienākums izpildīt noteiktus uzdevumus, īstenojot tam pašvaldības deleģējuma līgumā, un pārvaldīšanas un apsaimniekošanas līgumos likumīgi piešķirtās pilnvaras.
Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti darījumu partneru (nomnieku, pircēju, ieguvēju maiņas darījumā, servitūtu kalpojošo un valdošo nekustamo īpašumu īpašnieku, apbūves tiesīgo, medību tiesību ieguvēju), izsoļu pretendentu, iepriekšminēto pilnvarnieku, ar nekustamo īpašumu pārvaldīšanu saistītu pakalpojumu sniedzēju (piemēram, AS “Sadales tīkls”, projektētāji u.c.), to darbinieku, kurus Uzņēmums pilnvaro veikt noteiktas darbības, pasākumu organizētāju, transportlīdzekļu stāvvietu un iebraukšanas atļauju saņēmēju, to kontaktpersonu, amatpersonu, patieso labuma guvēju dati. Uzņēmums apstrādā minēto personu šādus datus: vārds, uzvārds, personas kods, e-pasta adrese, tālruņa Nr., dzīvesvietas adrese, bankas konta Nr., pakalpojumu sniedzējam un/vai Uzņēmuma pilnvarniekam arī darba vieta un amats, stāvvietas vai iebraukšanas atļaujas saņēmējam arī transportlīdzekļa numurs (ja atļauja piesaistīta konkrētam transportlīdzeklim), patiesajiem labuma guvējiem – arī valsts piederība, pastāvīgās dzīvesvietas valsts.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti pašvaldībai, zvērinātam notāram, bāriņtiesai, zemesgrāmatai, Valsts zemes dienestam, VAS “Valsts nekustamie īpašumi”, Valsts meža dienestam, parāda piedziņas un/vai strīda gadījumā – tiesai u.c. tiesībaizsardzības iestādēm, zvērinātam tiesu izpildītājam.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz publisku pasākumu rīkošanas nekustamajā īpašumā saskaņošanu, transportlīdzekļu stāvvietu un iebraukšanas atļauju izsniegšanu – uzdevuma izpilde, ko Uzņēmums veic, īstenojot tam likumīgi piešķirtās pilnvaras (Regulas 6.panta 1.e apakšpunkts); attiecībā uz normatīvajos aktos noteiktiem pārzinim saistošiem pienākumiem, kuru izpilde nav iespējama bez attiecīgu personas datu apstrādes – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts); attiecībā uz līgumos norādāmiem un to izpildē apstrādājamiem datiem – pasākumu veikšana pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas un/vai līguma izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas, no personas darba devēja vai pilnvarotāja, publiskām datubāzēm (Lursoft, Firmas.lv, Valsts vienotā datorizētā zemesgrāmata, Valsts kadastra informācijas sistēma), personai piederošiem uzņēmumiem, pašvaldības. Minēto personas datu sniegšana Uzņēmumam ir obligāts priekšnosacījums, lai Uzņēmums varētu noslēgt attiecīgo darījumu vai izpildīt tam noteikto uzdevumu. Ja Uzņēmuma pieprasītie personas dati netiek sniegti, tad Uzņēmums nevar nodrošināt darījuma slēgšanas tiesību piešķiršanu un darījuma noslēgšanu, vai uzdevuma izpildi.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datus saturoši nekustamo īpašumu nomas tiesību un atsavināšanas izsoļu dokumenti tiek glabāti 10 gadus, nekustamo īpašumu nomas līgumi, servitūta līgumi un lietošanas tiesību aprobežojuma un citi līgumi tiek glabāti 10 gadus pēc līguma termiņa beigām, klientiem izrakstītie rēķini tiek glabāti 5 gadus, publisku pasākumu rīkošanas nekustamajā īpašumā saskaņojuma dokumenti un transportlīdzekļu stāvvietu, un iebraukšanas atļauju dokumenti tiek glabāti 2 gadus, strīdus gadījumos ar strīdu saistītie personas datus saturošie dokumenti tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām. Pirmstiesas un potenciālos strīdus gadījumos personas datus saturoši dokumenti var tikt glabāti 10 gadus pēc atbildes sniegšanas uz personas iesniegumu vai citu dokumentu, ņemot vērā īpašuma prasības celšanas potenciālu.
4.13. Apstrādes nolūka “Lietvedības, dokumentu aprites un arhīva funkcijas nodrošināšana” ietvaros tiek veikta Uzņēmumā saņemto iesniegumu, pieprasījumu, paziņojumu, pretenziju, sūdzību, vēstuļu un citu dokumentu apstrāde, t.sk. atbildes sniegšana, Uzņēmuma iekšējās dokumentu aprites nodrošināšana, dokumentu sistematizēšana, glabāšana, pieejas dokumentiem nodrošināšana, ierobežošana, dokumentu arhivēšana un iznīcināšana.
Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti Uzņēmumam adresēto dokumentu (iesniegumu, pieprasījumu, paziņojumu, pretenziju, sūdzību, vēstuļu u.c.) iesniedzēju un dokumentos norādīto datu subjektu, dokumentu adresātu, darījumu partneru un to kontaktpersonu personas dati. Atkarībā no saņemto dokumentu satura Uzņēmums apstrādā šādu kategoriju datus – vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvietas adrese, e-pasta adrese, tālruņa numurs, darba vieta, amats, u.c. dokumentos norādītie personas dati.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti valsts un pašvaldību iestādēm, tiesībaizsardzības iestādēm, dokumentu arhivēšanas pakalpojumu sniedzējiem, informācijas sistēmu uzturēšanas, attīstīšanas un tehniskā atbalsta pakalpojumu sniedzējiem.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz personas datus saturošu korespondenci noslēgto līgumu izpildes jautājumos – līguma izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts); attiecībā uz personas datus saturošu korespondenci jautājumos, kas skar pašvaldības teritoriju pārvaldīšanas un apsaimniekošanas jautājumus – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts) vai uzdevuma izpilde, ko Uzņēmums veic, īstenojot tam likumīgi piešķirtās pilnvaras (Regulas 6.panta 1.e apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas, no Uzņēmumam iesniegtā dokumenta iesniedzēja (ja dokuments satur citas personas datus), zemesgrāmatas, Valsts zemes dienesta, Valsts meža dienesta u.c. valsts un pašvaldības iestādēm.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datus saturošas Uzņēmuma izsniegtās izziņas tiek glabātas 5 gadus, fizisko personu iesniegumi, priekšlikumi u.tml. dokumenti, kā arī to izskatīšanas un izpildes dokumenti tiek glabāti 2 gadus, Nekustamo īpašumu potenciālos strīdus gadījumos personas datus saturoši dokumenti var tikt glabāti 10 gadus pēc atbildes sniegšanas uz personas iesniegumu vai citu dokumentu, ņemot vērā īpašuma prasības celšanas potenciālu.
4.14. Apstrādes nolūka “Finanšu vadība un grāmatvedības kārtošana” ietvaros tiek veikti norēķini ar sadarbības partneriem, nodokļu aprēķināšana un samaksa, grāmatvedības kārtošanu reglamentējošo normatīvo aktu prasību izpilde. Šī apstrādes nolūka ietvaros tiek apstrādāti Uzņēmuma darījumu partneru un to kontaktpersonu dati. Uzņēmums apstrādā tādu kategoriju datus kā vārds, uzvārds, personas kods, konta Nr., klienta Nr., informācija par preci vai pakalpojumu, kontaktpersonas vārds, uzvārds, amats, tālruņa Nr., e-pasta adrese.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti Valsts ieņēmumu dienestam, tiesībsargājošām iestādēm, informācijas sistēmu un informācijas tehnoloģiju rīku uzturēšanas, attīstīšanas un tehniskā atbalsta pakalpojumu sniedzējiem.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz norēķinu datiem līgumu izpildes ietvaros – līguma izpilde (Regulas 6.panta 1.b apakšpunkts); attiecībā uz norēķinu dokumentos obligāti norādāmiem rekvizītiem, kas satur personas datus, un nodokļu nomaksu – uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts).
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati var tikt iegūti no pašas personas vai no personas darba devēja.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas datus saturoši grāmatvedības attaisnojošie dokumenti (bankas kontu izraksti, maksājuma uzdevumi, akti, reģistri, izziņas), klientiem izrakstītās pavadzīmes un rēķini, no piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem saņemtās pavadzīmes un rēķini tiek glabāti 5 gadus.
4.15. Apstrādes nolūka “Īpašuma, dabas vides, personas veselības un dzīvības aizsardzība, un ar to saistītu noziedzīgu nodarījumu novēršana un atklāšana” ietvaros Uzņēmuma telpās un teritorijās tiek veikta videonovērošana, un Uzņēmuma centrālajā birojā darbojas telpu piekļuves kontroles sistēma, kā rezultātā tiek apstrādāti Uzņēmuma telpu un Uzņēmuma pārvaldīto īpašumu apmeklētāju personas dati. Šī apstrādes nolūka ietvaros Uzņēmums iegūst foto attēlus un videoierakstus ar tajos redzamu personas (t.sk., personas sejas) attēlu, kā arī informāciju par personas atrašanās vietu konkrētā laikā, ņemot vērā, ka videonovērošanas kameras ir uzstādītas Uzņēmuma telpās un teritorijās ar konkrētu adresi, un videoieraksts fiksē ierakstīšanas datumu un laiku. Centrālā biroja telpu piekļuves kontroles sistēmas ietvaros apmeklētājiem tiek izsniegtas apmeklētāju caurlaides, kuru izsniegšanas procesā Uzņēmums fiksē biroja telpu apmeklētāja vārdu, uzvārdu, personas koda otro daļu, kā arī iekļūšanas un izkļūšanas no biroja faktu un laiku.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt izpausti apsardzes pakalpojumu sniedzējiem, apdrošināšanas pakalpojumu sniedzējiem (brokeriem, apdrošināšanas akciju sabiedrībām), Valsts vides dienestam, Valsts meža dienestam, Valsts policijai, pašvaldības policijai, tiesai, citām tiesībaizsardzības iestādēm to kompetences ietvaros.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: attiecībā uz personas veselības un dzīvības aizsardzību – personas vitālo interešu aizsardzība (Regulas 6.panta 1.d apakšpunkts); attiecībā uz īpašuma un dabas vides aizsardzību – Uzņēmuma un trešo personu leģitīmo interešu ievērošana (Regulas 6.panta 1.f apakšpunkts), kas izpaužas kā Uzņēmuma un trešo personu īpašuma aizsardzība, drošas vides nodrošināšana, dabas vērtību saudzēšana, kā arī tiesības uz noziedzīgu nodarījumu efektīvu izmeklēšanu, seku novēršanu un vainīgo personu saukšanu pie atbildības.
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašām personām, kuras tos netiešā veidā sniedz, ieejot un uzturoties Uzņēmuma telpās vai teritorijās, kurās tiek veikta videonovērošana, vai tiešā veidā sniedz – pieprasot, saņemot un lietojot apmeklētāja caurlaidi. Par videonovērošanu personas tiek informētas ar attiecīgu informatīvu zīmi par videonovērošanu pie ieejas konkrētajās telpās vai teritorijā, lai gadījumā, ja persona nevēlas nokļūt videoierakstā, tai būtu iespēja atturēties no telpu vai teritorijas apmeklējuma. Ja personai ir iebildumi pret videonovērošanu, tad Uzņēmums nevar nodrošināt personai iespēju atrasties vai šķērsot telpas vai teritoriju bez videonovērošanas un videoieraksta veikšanas zonās, kurās videonovērošana ir uzstādīta. Ja personai ir iebildumi pret personas datu apstrādi apmeklētāja caurlaides saņemšanai, tad Uzņēmums nevar nodrošināt personai iespēju iekļūt un uzturēties Uzņēmuma centrālā biroja telpās.
Šī apstrādes nolūka ietvaros videoieraksti, tātad arī personas dati, tiek glabāti aptuveni 1 mēnesi no ieraksta brīža (līdz piepildās ierakstu iekārtas atmiņas kapacitāte un ieraksti tiek automātiski dzēsti, lai glabātu nākamos). Precīzāku personas datu glabāšanas termiņu nav iespējams noteikt, jo videoierakstu sistēma darbojas pēc principa, ka ir noteikts datu apjoms, kuru ir iespējams uzglabāt atmiņas iekārtā. Tiklīdz viss datu apjoms ir aizpildīts ar ierakstiem, jaunākie ieraksti atmiņas iekārtā saglabājas uz tā rēķina, ka tiek dzēsti senākie ieraksti. Iekārtas atmiņas apjoma aizpildīšanas intensitāte ir atkarīga no ierakstos fiksēto objektu skaita un to kustību intensitātes, proti, ja tā ir lielāka, tad konkrēta brīža ieraksta uzglabāšanas cikls var būt īsāks par 1 mēnesi, savukārt, ja intensitāte ir mazāka, tad ieraksta uzglabāšanas cikls var būt nedaudz ilgāks par 1 mēnesi. Pārvietojamo meža fotokameru fiksētie dati (fotogrāfijas un īsi 30 sekunžu video ieraksti) tiek glabāti līdz aizpildās fotokameras atmiņas karte. Ieraksti par apmeklētāju caurlaižu kustību tiek glabāti 1 mēnesi no ieraksta brīža. Gadījumā, ja noticis noziedzīgs nodarījums vai ir aizdomas par to, videoieraksti tiek glabāti līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām.
4.16. Apstrādes nolūks “Informācijas sistēmu uzturēšana un drošības nodrošināšana” aptver Uzņēmuma informācijas sistēmu darbības un drošības nodrošināšanu, uzraudzību, administrēšanu, kvalitātes vadību un ar to saistīto personas datu apstrādi. Šī apstrādes nolūka ietvaros var tikt apstrādāti darījumu partneru, to kontaktpersonu, Uzņēmuma saņemto e-pastu nosūtītāju personas dati – vārds, uzvārds, tālruņa Nr., e-pasta adrese, amats, darba vietas nosaukums, IP adrese, e-pasta vēstules saturs.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati var tikt nodoti informācijas sistēmu uzturēšanas, attīstīšanas un tehniskā atbalsta pakalpojumu sniedzējiem, kā arī tiesībaizsardzības iestādēm un Datu valsts inspekcijai kiberuzbrukumu vai citu drošības incidentu gadījumā.
Šī apstrādes nolūka ietvaros veiktās personas datu apstrādes tiesiskais pamats ir: uz Uzņēmumu attiecināms juridisks pienākums (Regulas 6.panta 1.c apakšpunkts), ciktāl apstrāde nepieciešama Ministru kabineta 28.07.2015. noteikumos Nr. 442 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām” noteikto un Uzņēmumam saistošo prasību izpildei.
Šī apstrādes nolūka ietvaros apstrādātie personas dati tiek iegūti no pašām personām, kā arī to darba devējiem.
Šī apstrādes nolūka ietvaros personas dati tiek glabāti Ministru kabineta 28.07.2015. noteikumos Nr. 442 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta informācijas un komunikācijas tehnoloģiju sistēmu atbilstība minimālajām drošības prasībām” noteikto termiņu, bet drošības incidentu gadījumos līdz tiesvedības pabeigšanai, kā arī visu normatīvajos aktos noteikto termiņu, kurā tiesvedības process var tikt atjaunots jaunatklātu apstākļu dēļ, un tiek dzēsti 1 mēneša laikā pēc minētā termiņa beigām.
5. Datu nesūtīšana uz trešajām valstīm vai starptautiskām organizācijām
5.1. Jūsu personas dati netiek sūtīti uz trešajām valstīm vai starptautiskām organizācijām.
6. Automatizētu lēmumu nepieņemšana
6.1. Uzņēmums neveic nekādu automatizētu lēmumu pieņemšanu saistībā ar Jūsu personas datiem vai to apstrādi.
7. Jūsu tiesības
7.1. Jums ir tiesības saņemt no Uzņēmuma apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz Jums tiek vai netiek apstrādāti personas dati, un, ja tiek apstrādāti, Jums ir tiesības piekļūt attiecīgajiem datiem un saņemt informāciju par Uzņēmuma veikto datu apstrādi, kā arī saņemt Uzņēmuma apstrādē esošo personas datu kopiju.
7.2. Jums ir tiesības panākt, lai Uzņēmums bez nepamatotas kavēšanās labotu neprecīzus Jūsu personas datus. Ņemot vērā apstrādes nolūkus, Jums ir tiesības panākt, lai nepilnīgi Jūsu personas dati tiktu papildināti.
7.3. Jums ir tiesības panākt, lai Uzņēmums bez nepamatotas kavēšanās dzēstu Jūsu personas datus, un Uzņēmuma pienākums ir bez nepamatotas kavēšanās dzēst Jūsu personas datus, ievērojot Regulā noteiktos datu dzēšanas priekšnosacījumus un izņēmumus.
7.4. Regulā noteiktajos gadījumos Jums ir tiesības panākt, lai Uzņēmums ierobežotu Jūsu personas datu apstrādi, kā arī tiesības tikt informētam pirms attiecīgā apstrādes ierobežojuma atcelšanas.
7.5. Balstoties uz iemesliem saistībā ar Jūsu īpašo situāciju, Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret savu personas datu apstrādi, kas pamatojas uz to, ka apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko Uzņēmums veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Uzņēmumam likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras, vai apstrāde ir vajadzīga Uzņēmuma vai trešo personu leģitīmo interešu ievērošanai.
7.6. Jums ir tiesības saņemt personas datus attiecībā uz sevi, kurus Jūs esat sniedzis Uzņēmumam, strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā, un Jums ir tiesības minētos datus nosūtīt citam pārzinim, un pārzinis, kuram attiecīgie personas dati sniegti, tam nerada nekādus šķēršļus, ja apstrāde pamatojas uz Jūsu piekrišanu vai uz līgumu, un apstrādi veic ar automatizētiem līdzekļiem. Īstenojot savas tiesības uz datu pārnesamību, Jums ir tiesības uz personas datu nosūtīšanu tieši no Uzņēmuma citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams.
7.7. Jums ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu sniegto piekrišanu, neietekmējot tādas personas datu apstrādes likumīgumu, kuras pamatā ir pirms atsaukuma sniegta piekrišana.
7.8. Jums ir tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei – Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijai (adrese Elijas iela 17, Rīga, tālrunis: +371 67223131, e-pasta adrese: [email protected]), ja saistībā ar Uzņēmuma veikto Jūsu personas datu apstrādi ir aizskartas Jūsu tiesības.
7.9. Lai īstenotu iepriekšminētās tiesības (izņemot tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei), Jums ir jāvēršas Uzņēmumā ar rakstisku pieprasījumu, to nosūtot uz e-pasta adresi: [email protected] (ja pieprasījums sastādīts elektroniska dokumenta formā, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu), vai nosūtot uz Uzņēmuma juridisko adresi (ja pieprasījums sastādīts papīra dokumenta formā, kas pašrocīgi parakstīts).
8. Saziņa ar Uzņēmumu
8.1. Ar Jūsu personas datu apstrādi saistītos jautājumos Jūs variet vērsties pie Uzņēmuma, rakstot uz e-pasta adresi: [email protected] vai nosūtot savu jautājumu uz Uzņēmuma juridisko adresi: Ojāra Vācieša iela 6 k-1, Rīga, LV-1004.
8.2. Jūsu pieprasījumus, kas saistīti ar Jūsu tiesību īstenošanu, Uzņēmums izvērtē un izpilda mēneša laikā, skaitot no pieprasījuma saņemšanas brīža, attiecīgi informējot Jūs par Uzņēmuma veiktajām darbībām. Ņemot vērā pieprasījuma sarežģītību, tā izpildes laiks var tikt pagarināts vēl uz diviem mēnešiem. Šādā gadījumā Uzņēmums mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas informēs Jūs par pieprasījuma izpildes pagarinājumu un kavēšanās iemesliem.
8.3. Ja, izvērtējot Jūsu pieprasījumu, Uzņēmums secina, ka pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, jo īpaši tā regulāras atkārtošanās dēļ, Uzņēmums, sniedzot Jums attiecīgu skaidrojumu, var atteikties izpildīt pieprasījumu.
APSTIPRINĀTS SIA “Rīgas meži” 21.02.2024. valdes sēdē (protokola numurs: 6, lēmuma numurs: 8.2.)